Facturation et règlement: un bon niveau d'automatisation pour gagner du temps

Supprimer autant que possible la double saisie, dans toutes les activités d’une entreprise ? Ce qui était il y a peu considéré comme une utopie représente aujourd’hui un des principes fondamentaux de tout outil de gestion intégrée. Votre ERP peut réaliser énormément de choses, il est donc grand temps de lui laisser faire son travail !

Fin de la double-saisie dans le domaine de la facturation

Dans CID ERP, les flux de travail de la facturation clients et fournisseurs n’échappent pas à cette règle : les factures clients et leur contenu sont automatiquement générés depuis la commande du client ou le bon de livraison. De façon similaire, les factures fournisseurs se créent depuis la commande d’achat ou le bon de réception.

Ainsi, les positions (lignes de commande ou articles) sont d’office reprises dans les lignes de la facture, ce qui évite à l’utilisateur toute ressaisie. Il en va de même pour les données de base : les informations du client ou fournisseur, ses conditions de paiement et autres configurations utiles pour la facturation sont extraites depuis la base de données. Les ventilations en comptabilité financière et analytique ainsi que les notions de TVA sont également automatisées grâce aux configurations prédéfinies dans l’article.

Mais les avantages de cet enchaînement entre les éléments ne s’arrêtent pas là. Le statut de chaque élément se met à jour en fonction des autres et leurs liens sont définis dans la base de données. Ceci permet de suivre les bons de commande ou de livraison non-facturés, les commandes dont la facture a été réglée ou encore d’alerter l’utilisateur si la facture ou le bon de livraison lié à un bon de commande est supprimé.

Transfert des données de paiements fournisseurs en un clic

Le temps où l’on ressaisissait les paiements dans un accès e-Banking est révolu. L’utilisateur peut aujourd’hui tout simplement filtrer les factures fournisseurs ouvertes par échéance et les ajouter dans un ordre de paiement.  CID ERP génère ensuite un fichier XML qui contient l’ensemble des données de paiement et qui permet de donner automatiquement les ordres d’exécution à la banque.

Escomptes fournisseurs automatisés : une économie notable

Dans de nombreux secteurs, les fournisseurs accordent des escomptes sur le paiement anticipé de leurs factures. Ceux-ci peuvent parfois dépasser les 5% selon les conditions négociées, soit une pratique alléchante aux yeux du comptable. Toutefois, le travail derrière est de longue haleine lorsqu’il doit être effectué manuellement puisqu’il faut suivre attentivement les délais et déduire les montants correctement. Résultat : le comptable se retrouve à passer trop de temps par rapport à ce que l’économie obtenue représente pour l’entreprise.

Dans CID ERP, cette fonction est entièrement automatisée. Les escomptes sont configurés dans les conditions de règlement par l’utilisateur. Le système va ensuite vérifier si, lorsque la facture est mise au paiement, l’escompte est éligible. Le cas échéant, il le déduit du montant à payer. À condition d’avoir les liquidités nécessaires, cette fonctionnalité permet à l’entreprise d’économiser quelques milliers de francs par an.

Import et comptabilisation automatique des écritures bancaires

En l’absence d’un bon outil, la suite du processus peut s’avérer chronophage. Une des règles d’or de la comptabilité est d’avoir dans ses livres une situation reflétant la réalité de ses soldes de liquidités auprès des établissements bancaires.

Acquitter les factures des clients avec les entrées de paiement, comptabiliser les paiements des factures fournisseurs et gérer les autres mouvements de fonds (ordre permanent, prélèvement de frais bancaires, etc.) devient un jeu d’enfant avec l’outil « relevé bancaire » de CID ERP. Dans sa dernière version, celui-ci permet d’importer directement 2 types de fichiers (qui peuvent être extraits de la banque) :

- les Camt.054 (qui contiennent toutes les informations de paiement clients avec une référence BVR) 

- les Camt.053 (qui contiennent tous les autres mouvements)

L’import des Camt.054 permet d’acquitter directement les factures clients, sans intervention de l’utilisateur. Si l’entreprise accorde des escomptes ou ne souhaite pas traiter manuellement les différences de paiement de moindre importance, une tolérance peut être configurée. Toute différence entre un paiement et une facture client qui s’inscrit dans cette tolérance sera alors automatiquement comptabilisée sur le compte choisi dans les configurations.

Le deuxième type de fichier, soit le Camt.053, reprend tous les autres mouvements pour la période définie. Les paiements de factures fournisseurs sont automatiquement acquittés avec les pièces correspondantes (selon la même logique décrite ci-dessus pour les escomptes).

Vous avez également l’avantage de pouvoir configurer des règles d’attribution comptable pour des écritures de type ordres permanents ou écritures bancaires manuelles : le paiement d’une même mensualité de leasing aura par exemple toujours la même référence dans le champ « information » qui est transmis par la banque. Moyennant configuration unique, chacune de ces écritures récurrentes sera traitée selon les règles définies (compte financier, compte analytique, TVA).

Maîtrise complète pour l’utilisateur malgré un haut niveau d’automatisation

Grâce à CID ERP, le traitement manuel se limite à quelques exceptions pour le comptable mais celui-ci a toujours le dernier mot. Ainsi, si le logiciel n’arrive pas à acquitter un paiement client ou fournisseur, il y a toujours possibilité de traiter ces exceptions, en un clic. À tout moment dans le processus, le collaborateur qui gère le flux peut modifier des données ou adapter ce que CID ERP lui propose. En d’autres termes, le travail est optimisé sans perdre la maîtrise de l'activité !

Résumé des fonctionnalités :

1. Automatisation des flux prédéfinis de la commande client jusqu’à l’encaissement moyennant une bonne configuration initiale

2. Création d’ordres de paiement bancaires depuis l’outil pour économiser du temps

3. Gestion automatisée de l’escompte fournisseur au moment du paiement

4. Automatisation des comptabilisations bancaires grâce au Camt.053 et Camt.054 disponible dans la dernière version CID ERP