GED - gestion électronique des documents
Dématérialisez vos documents et économisez de l'énergie
Chaque jour, toute entreprise consacre une part importante de son temps et de ses ressources à traiter le grand volume de données générées par ses activités.
Grâce à la solution GED de CID ERP, vous bénéficiez d'une uniformisation des processus de gestion électronique des documents et optimisez ainsi la productivité de vos collaborateurs. Les divers documents stockés sont accessibles en tout temps et l'outil permet de retrouver les informations souhaitées en seulement quelques clics. La collaboration entre les différents membres de l'entreprise est ainsi optimisée et vos documents se trouvent en lieu à la fois sûr et accessible.
Un processus en trois phases
Phase 1
L'acquisition du document
Les documents arrivent par e-mail dans le système ou peuvent être scannés en masse, grâce à une technologie simple qui est intégrée à la plupart des photocopieurs (scan to email).
Phase 2
Le traitement du document
Le document est intégré dans CID ERP. La visualisation de celui-ci se fait directement dans le logiciel, grâce à l'interface document de ce dernier, depuis où que vous soyez. La reconnaissance des caractères permet aux données d'être automatiquement reconnues. Les documents sont hébergés en lieu sûr. Vous pouvez les retrouver en quelques clics et ne craignez ainsi plus de perdre un document papier important.
Phase 3
La validation
L'humain conserve son importance dans le processus. Il est en effet chargé de reconnaître et de valider le document. Tout se passe de façon numérique, directement dans l'interface document de CID ERP. Grâce à la reconnaissance des caractères, il peut effectuer des recherches textuelles dans l'entier du document.
Comment ça marche? Exemple du processus facture
Les avantages
traçabilité parfaite des documents et sécurisation des données
Fini les pertes de temps et de documents, l'outil de GED de CID ERP vous permet d'archiver, de classer et de retrouver les données d'un document aisément.
Gain de temps
Le système reconnaît automatiquement les attributs et vous assure la fluidité du cheminement vers un document
Structuration
Les différents documents sont structurés de manière uniforme et toutes les versions précédentes d'un document sont gardées de manière à ce que vous maîtrisiez ces éléments (versioning)
Archivage légal et sécurité des données
Les documents électroniques archivés répondent aux normes PDF/A ainsi qu'aux besoins d'un audit complet
Communication interne optimisée
Vos collaborateurs disposent d'un accès aux informations selon leurs droits. L'ensemble a accès aux bons documents, partout et à tout moment. Le flux d'informations et la confusion potentielle entre les différentes versions d'un document sont considérablement réduits
Nos clients et leurs expériences
De nombreuses entreprises et institutions de Suisse romande ont déjà intégré CID ERP. Le constat est unanime: optimisation et valorisation des processus, automatisation des tâches, gain de temps, amélioration de la qualité du travail et plus-value pour la clientèle.
