Gérer ses notes de frais avec CID ERP

Les notes de frais sont une composante importante de la gestion RH et financière d’une entreprise. Simple sur le papier, le processus de remboursement des frais professionnels consiste pourtant régulièrement en une tâche chronophage pour l’équipe RH. C’est notamment le cas lorsqu’il faut courir après les collaborateurs pour obtenir leurs notes de frais en fin de mois, que ceux-ci ont perdu leurs reçus ou qu’ils font parvenir des notes approximatives. Partant de là, il est difficile de les rembourser dans les temps et de suivre l’évolution de ces notes de frais en détail.

Avec CID ERP, la gestion du remboursement des frais n’a jamais été aussi simple. Qu’il s’agisse de frais de kilométrage, de billets de transport public, de fournitures de bureau ou de toute autre dépense professionnelle, CID centralise la gestion des notes de frais dans un menu RH dédié et l’ensemble des informations relatives aux notes de frais des collaborateurs sont accessibles en un clic.

Partage de la charge de travail

Le processus de gestion des notes de frais se déroule en 5 phases et implique les parties suivantes :

- Collaborateur – 1. soumission de la demande - Chaque collaborateur est responsable de préparer sa note de frais, d’y ajouter d’éventuelles notes et d’y joindre les reçus. Une fois sa note de frais pour le mois en question terminée, il la soumet au responsable pour validation.

- Responsable – 2. validation - Le responsable, qui peut être défini pour chaque employé directement dans sa "fiche collaborateur", reçoit les notes de frais, qu’il valide ou refuse en un clic. Une fois approuvées, c’est le comptable qui prend le relai.

- Comptable – 3. comptabilisation, 4. remboursement et 5. analyse - Le comptable va comptabiliser les notes de frais validées pour ensuite les ajouter à son ordre de paiement en vue du remboursement. Dès paiement et importation du relevé bancaire y relatif, la note de frais passe automatiquement en statut payée dans le système. Il a également la possibilité d’analyser les données issues des notes de frais afin de déceler les tendances de dépenses ou de prendre des décisions éclairées vis-à vis de la politique de remboursement.

Frais forfaitaires

Vous avez la possibilité de fixer une valeur spécifique pour vos remboursements comme les frais de repas ou d’hébergement. Il est également possible de définir un prix unitaire, par exemple pour le remboursement d'un trajet selon les kilomètres. Au moment de la saisie de sa note de frais, le collaborateur n’a alors qu’à choisir l’article concerné et renseigner les éléments manquants comme le nombre de kilomètres. 

Reçus joints en un clic

Au fil du mois, les collaborateurs ajoutent leurs reçus à la note de frais pour la période et s'épargnent ainsi les pertes de tickets. Grâce à cela, plus besoin de conserver les reçus papiers et plus de perte de temps en fin de mois pour remettre la main sur les différents frais encourus. 

Application mobile pour le terrain

Certains de vos collègues sont des travailleurs détachés ? Pas de panique ! Ils pourront utiliser l’application mobile CID ERP afin de saisir leur note de frais au fur et à mesure dans le mois, le tout en déplacement. Une photo du ticket peut être prise directement depuis l'application mobile. 

E-mails personnalisables et automatisés

Dans CID ERP, vous avez la possibilité de personnaliser des e-mails puis de les automatiser selon une logique de date ou d'action. Vous pouvez par exemple paramétrer l'envoi automatique et en masse d'un rappel de soumission des notes de frais chaque mois deux jours avant le 25, de façon que l’ensemble des collaborateurs vous soumette sa note de frais et que vous puissiez payer cette dernière en même temps que les salaires. Les collaborateurs reçoivent également un e-mail à la validation ou au refus d’une note de frais. D’autres automatisations peuvent être mises en place selon vos besoins.