Quand il arrive à la direction de la Fondation Clos Fleuri en septembre 2020, Damien Dandelot trouve une institution en forte croissance, répartie sur plusieurs sites, avec des exigences légales toujours plus complexes et une administration complexe.

Très vite, il donne une impulsion claire : utiliser le digital comme levier pour professionnaliser les RH, sécuriser les données et gagner en efficience, en s'appuyant sur CID ERP et l'accompagnement de Fair IT.

Une fondation en croissance, des processus à repenser

Fondation privée reconnue d'utilité publique, Clos Fleuri accompagne des personnes en situation de handicap intellectuel au travers de trois grands secteurs : une école spécialisée, des ateliers socio-professionnels (poterie, tissage, menuiserie, conditionnement, décoration…) et un vaste secteur résidentiel, allant des appartements communautaires aux résidences médico-éducatives.

Aujourd'hui, la fondation compte environ 250 collaborateurs, auxquels s'ajoutent quelque 140 bénéficiaires sous contrat de travail. D'ici 2035, l'effectif total devrait approcher les 450 personnes, en raison du développement démographique significatif prévu dans le district de la Gruyère.

« La gestion des ressources humaines est un pan important de notre activité administrative. Très tôt, nous avons identifié tout ce qui consommait du temps dans nos processus : les doubles saisies, les documents qui circulent en parallèle, les informations qui ne se synchronisent pas. Il fallait repenser les flux de A à Z, spécifiquement pour les RH tout en y incluant les nouvelles exigences liées à la nLDP et à l'archivage », explique Damien Dandelot.

Du recrutement à l'engagement

Cet important chantier mené avec Fair IT, CID ERP et un autre partenaire informatique (Ominisoftory) visait à en faire le socle d'une gestion RH structurée, sécurisée et beaucoup moins gourmande en temps. Le module « Recrutement », déjà existant dans l'ERP, est déployé en premier. Il a permis de centraliser les candidatures, de réduire drastiquement les dossiers papier et d'améliorer la fluidité entre les différents secteurs de la fondation et les responsables des recrutements. Une manière de mettre fin aux CV qui traînent sur les bureaux ou dans des boîtes mail pendant des semaines.

Le module « Engagement » a suivi, conçu quasi entièrement sur mesure sur la base des besoins de Clos Fleuri. Les candidats saisissent eux-mêmes leurs données dans le système, les contrats et fonctions sont affectés directement dans CID ERP et les droits d'accès peuvent être gérés de manière automatisée. Cette étape s'accompagne d'une refonte profonde des profils de poste et des « groupes d'activités », qui deviennent la clé de voûte pour synchroniser tous les droits (boîtes mail partagées, accès Teams, etc.). Désormais, un simple changement de poste dans CID ouvre ou ferme automatiquement les accès nécessaires.

« Comme souvent dans ce type de projet, l'adoption de l'outil a représenté un véritable enjeu. Les équipes travaillaient avec les mêmes habitudes depuis près de dix ans, et ces habitudes ne changent pas du jour au lendemain. Il a fallu accompagner ce changement en profondeur, avec des formations supplémentaires et un suivi rapproché pour assurer une transition durable », explique Laura Zurkinden, cheffe de projet chez Fair IT.

Un ERP adapté aux spécificités du secteur social

La grande force de CID ERP pour Clos Fleuri réside dans sa capacité à intégrer des particularités très spécifiques au secteur social et au cadre fribourgeois. « Nous travaillons avec des classes de salaires, des paliers, des années de service à l'État qui doivent être reconnues. Ce sont des champs propres à notre réalité, mais que le module Engagement a pu intégrer. C'est typiquement le genre de sur-mesure que nous avons développé avec Fair IT », précise le directeur de la fondation.

Au-delà des aspects salariaux, l'organisation doit composer avec plusieurs bases légales selon les secteurs (école [mineurs], adultes [données de santé], etc.), et une grande sensibilité autour des personnes vulnérables. Les droits d'accès et la granularité des données ne sont pas un luxe, mais une condition de conformité.

Protection des données et archivage

La digitalisation des RH s'inscrit dans un programme plus large de mise en conformité avec la législation sur la protection des données (nLDP) et les exigences d'archivage étatiques. Les dossiers RH sont progressivement numérisés et structurés dans SharePoint, avec un lien direct vers CID ERP et les plans de classement exigés pour les documents qui, à terme, doivent être déposés auprès de l'État.

« Nous avons traité la donnée de l'origine jusqu'à sa destination finale. En pensant le flux d'informations de A à Z, nous nous rapprochons de ce que la loi décrit comme un système "by design" : l'outil est conçu pour gérer la donnée correctement dès le départ », explique Damien Dandelot. Cette approche permet aussi d'anticiper des obligations très concrètes, comme la gestion des casiers judiciaires ou accords de confidentialité pour tous les collaborateurs, stagiaires, apprentis, bénévoles et autres personnes en contact avec des bénéficiaires vulnérables.

Du côté de Fair IT, Laura Zurkinden souligne : « Ce qui est particulièrement intéressant dans ce projet, c'est le niveau de maturité des réflexions autour de la protection des données. Clos Fleuri a su se poser les bonnes questions dès le départ : anonymisation des données, utilisation de bases de test sans données réelles et gestion des informations sensibles. Dans un secteur où la confiance est essentielle, ces éléments sont absolument clés. »

Un partenariat technologique élargi, orchestré autour de CID ERP

Pour orchestrer l'ensemble, Clos Fleuri travaille avec plusieurs partenaires, dont Fair IT pour l'ERP, et d'autres prestataires pour les outils Microsoft ou certains logiciels métiers. Des API sont développées pour faire dialoguer les systèmes, par exemple pour transférer la base de données RH vers CID ERP ou pour alimenter des solutions tierces (certificats de travail, signatures électroniques, etc.).

Pour Damien Dandelot, « La force de Fair IT, c'est de proposer un ERP qui s'adapte vraiment aux besoins de ses clients, sans tomber dans les coûts d'un géant comme SAP. Ils disposent des compétences pour développer des API ciblées, ce qui nous permet de composer un système cohérent à partir de plusieurs briques. »

Des bénéfices déjà tangibles… et un potentiel encore important

Même si certains correctifs sont encore en cours, les bénéfices sont déjà visibles pour la direction : réduction significative des redondances et doubles saisies, meilleure accessibilité et traçabilité des données, conformité facilitée (LDP, archivage, exigences cantonales), et pilotage plus fin grâce à la business intelligence. Pour les cadres responsables de budget, la visualisation quasi en temps réel des consommations et engagements est un changement de paradigme.

« Mettre en place de tels projets coûte du temps. On sait que les premières phases avancent vite, et que c'est souvent à la fin que les lacunes apparaissent. Les 10-20% de développement prennent toujours plus de temps. Je pense que nous verrons les effets complets d'ici une année, une année et demie, le temps que tout le monde s'adapte. C'est un investissement pour après », explique Damien Dandelot.

Un projet au long cours, une vision tournée vers l'avenir

Au total, la transformation digitale de Clos Fleuri, de la mise en place de Teams à l'ERP, en passant par la protection des données et les archives, s'étale sur plusieurs années. Les prochaines étapes sont déjà esquissées : facturation, gestion des contrats et fournisseurs, gestion de stock, et, à plus long terme, intégration de l'IA, notamment sur le payroll.

« Le projet s'inscrit clairement dans une logique d'amélioration continue. Nous avons structuré la collaboration avec des points de suivi mensuels, des phases de test et de validation, puis des itérations successives. Cela permet d'ajuster en permanence le périmètre et de rester alignés avec les réalités du terrain », conclut Laura Zurkinden.

Pour Damien Dandelot, une chose est claire : la digitalisation n'est pas un projet ponctuel, mais une démarche continue, où l'on avance par impacts successifs. « L'enjeu, c'est d'identifier là où l'impact est le plus fort. Chez nous, c'est sur les ETP. Là où l'outil permet de réduire la charge administrative, il libère du temps pour des activités à plus forte valeur ajoutée et pour l'accompagnement des personnes. »