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Implémenter un ERP dans une organisation aussi diversifiée que la Croix-Rouge fribourgeoise n’est pas une mince affaire. C’est pourtant le défi que relève cette institution depuis 2022, accompagnée par Fair IT.
L’objectif est de remplacer un ancien logiciel vieillissant par une solution moderne et sur-mesure, basée sur CID ERP, afin d’unifier les processus, améliorer l’expérience utilisateur et renforcer la coordination entre services. Un chantier de longue durée avec une transformation en profondeur.
Un contexte exigeant et une volonté claire de changement
Active dans tout le canton avec plus de 150 collaborateurs et une multitude de prestations telles que l’aide aux proches-aidants, les visites à domicile, le transport pour soins médicaux, la garde d’enfants d’urgence, les cours de langue, la location de système d’appel d’urgence, et bien d’autres, la Croix-Rouge fribourgeoise a longtemps fonctionné avec des outils fragmentés et des pratiques en silo. Résultat : des doublons, une complexité croissante, et une difficulté à avoir une vision d’ensemble de la relation avec les bénéficiaires.
« L’un de nos enjeux principaux était de ne plus avoir un même bénéficiaire considéré comme plusieurs clients selon le service auquel il faisait appel. Avec CID ERP, nous posons les bases d’un système centré sur la personne, et non pas sur les silos », explique Dominique Chassot, gestionnaire de projet et responsable de la comptabilité.
Des objectifs clairs dès le départ
Au lancement du projet, la Croix-Rouge fribourgeoise a défini des objectifs précis : sortir du fonctionnement en silo, améliorer la fluidité entre les services, réduire les doubles saisies, limiter les erreurs grâce à l’automatisation, et simplifier la gestion des prestations via une interface unique. Pour ce faire, elle a mis en place une structure de conduite rigoureuse : un comité de pilotage réunissant la direction et les responsables de service, un gestionnaire de projet dédié, et une méthode de suivi hebdomadaire avec des points réguliers et un planning roulant.
Une chronologie marquée par l’apprentissage et l’adaptation
Le projet démarre en 2022 avec l’intégration de la comptabilité et des RH dans CID ERP. Rapidement, les premiers défis apparaissent : la personnalisation se veut plus complexe que prévu. En 2023, un tournant s’opère avec l’adoption d’une méthode plus agile et plus réaliste, privilégiant des avancées progressives et un ajustement constant.
En 2025, les premières prestations clés (Chaperon Rouge et Aide aux proches) sont mises en production. Les heures RH sont automatiquement déversées, les factures sont générées, et les premières améliorations se font sentir dans le quotidien des équipes.
Un ERP pensé pour les réalités du terrain
Pour répondre à la diversité des prestations et des besoins internes, le logiciel CID ERP n’a pas été simplement “installé” : il a été personnalisé en profondeur, avec environ 60% de travail spécifique à la Croix-Rouge fribourgeoise. Si certains modules provenaient d’un projet similaire mené par la Croix-Rouge vaudoise, chaque structure ayant ses propres méthodes, un gros travail d’adaptation a été nécessaire.
« Notre objectif était simple : retrouver au minimum ce que permettait notre ancien logiciel, et faire mieux là où c’était possible. Mais surtout, éviter les doubles saisies et automatiser ce qui peut l’être pour libérer du temps et réduire les erreurs. »
Une collaboration fondée sur l’écoute et l’adaptation
Tout au long du projet, Fair IT a apporté un accompagnement sur-mesure. Si les débuts ont parfois été complexes, comme souvent dans ce type de projet d’envergure, la relation s’est construite sur une écoute active et une adaptation mutuelle. « Notre cheffe de projet Fair IT comprend très vite nos besoins. Elle saisit immédiatement l’essentiel, même quand nos demandes sont liées à des cas très spécifiques. C’est précieux. »
Un projet évolutif, une ambition durable
À terme, ce sont 14 prestations qui seront intégrées à CID ERP. Mais le mot d’ordre reste le même : avancer progressivement, avec rigueur et cohérence. Les processus complexes, les profils variés des bénéficiaires et des collaborateurs, les réalités de terrain imposent un rythme réaliste.
Dominique Chassot en est convaincu : « Avec les moyens dont nous disposons, nous faisons tout pour aller vers l’excellence. Avec Fair IT, nous bâtissons quelque chose de solide, à notre mesure. »
Conseils pour les autres organisations
Ce projet peut inspirer d’autres associations, institutions ou PME confrontées à des enjeux similaires. Il rappelle qu’un projet ERP ne se limite pas à un logiciel, mais qu’il repose sur une vision claire, une gouvernance active, un engagement fort des équipes… et un partenaire à l’écoute.
Dominique Chassot partage quelques conseils issus de son expérience : « Il faut des ressources disponibles, des équipes qui adhèrent au projet, et un chef d’orchestre pour maintenir le rythme. Et surtout, il faut avoir l’humilité de dire : afin de ne pas développer le projet dans la hâte, mieux vaut faire les choses plus lentement mais bien. L’important, c’est d’y arriver, pas d’aller vite. »
Nos clients et leurs expériences
De nombreuses entreprises et institutions de Suisse romande ont déjà intégré CID ERP. Le constat est unanime: optimisation et valorisation des processus, automatisation des tâches, gain de temps, amélioration de la qualité du travail et plus-value pour la clientèle.
