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Chaque jour, toute entreprise consacre une part importante de son temps et de ses ressources à traiter le grand volume de données générées par ses activités : bons de commande, factures clients et fournisseurs, fiches de salaire, contrats de travail, etc. Les documents qui transitent au sein d’une entreprise sont multiples. De ce fait, chaque collaborateur perd au quotidien de précieuses minutes à traiter, classer, rechercher et copier des documents pour les modifier tout en conservant la version précédente. Face aux multiples défis organisationnels et réglementaires liés à la gestion des documents, la GED s’est mutée en outil incontournable pour une gestion centralisée et optimisée des documents.
En quoi consiste la GED ?
La GED ou gestion électronique des documents est un système informatisé qui permet la gestion de tout type de documents, de l’acquisition à l’archivage de ces derniers, soit durant l’entier du cycle de vie. Elle est entièrement dématérialisée, ce qui permet d’alléger les opérations fastidieuses et chronophages de tri, de classement, de versioning et d’archivage des documents. Pour comprendre comment bénéficier de la mise en place d’un tel système, un passage en revue du processus de GED est toutefois nécessaire.
Comment est-ce que ça fonctionne ?
Phase 1 – Acquisition et reconnaissance du document - La première étape consiste à acquérir l’ensemble des documents dans le logiciel. Un document reçu par courrier doit être scanné pour être envoyé vers la solution. Un document reçu par e-mail, quant à lui, peut directement être adressé à l’adresse e-mail GED créée à cette fin. À ce titre, vos fournisseurs n’ont par exemple plus besoin de vous faire parvenir une facture à votre adresse e-mail privée mais peuvent directement envoyer cela à l’adresse indiquée. Les documents papier peuvent quant à eux être scannés en masse puis envoyés vers le logiciel grâce à une technologie scan to mail simple, dont la plupart des photocopieurs sont équipés.
Phase 2 – Traitement du document - Une fois intégré dans le système, le document peut être visualisé directement dans le logiciel et un processus de reconnaissance des caractères (OCR) permettra d’acquérir automatiquement certains contenus du document de façon à minimiser la saisie manuelle. Un montant, un numéro ou un partenaire figurent notamment parmi les informations qui peuvent être automatiquement reconnues par exemple dans le cadre du processus de gestion des factures provenant de fournisseurs.
Phase 3 - Collaboration autour du document et validation – Les données reconnues et pré-saisies doivent être vérifiées. Les collaborateurs concernés par un certain document sont informés en temps réel de la vie du document de ses éventuelles modifications. Chaque type de document faisant partie d’un certain workflow (par exemple : workflow de validation des factures provenant de fournisseurs) permet de déterminer qui sont les collaborateurs chargés de le vérifier et l’ordre dans lequel ceux-ci doivent intervenir. En cas de modification d’un document, le système va horodater cette dernière, afin de répondre aux exigences de traçabilité des différentes versions d’un document.
Phase 4 – Archivage légal et recherche – Les documents électroniques sont archivés et répondent aux normes PDF/A ainsi qu’aux besoins d’un audit complet. En seulement quelques clics, un document est retrouvé par l’ensemble des personnes ayant l’autorisation d’accéder à ce dernier.
Les grands avantages de la GED
Diminution des tâches à faible valeur ajoutée
La GED permet de faire l’impasse sur certaines tâches à faible valeur ajoutée, à l’image de la saisie complète des données à la réception d’un document. Elle permet en outre de réduire le temps de recherche d’informations et de gagner du temps en matière de traitement des données.
Traçabilité et archivage centralisé avec à la clé une réduction drastique d’erreurs
Il n’est pas rare qu’un document important « disparaisse » car celui-ci a initialement été mal nommé, mal classé ou parce que quelqu’un l’a malencontreusement déplacé ou même supprimé. Grâce à la GED, les erreurs de manipulation sont réduites à zéro : les documents sont en tout temps disponibles, les modifications apportées sont enregistrées et permettent de retracer l’évolution de chaque document (versioning). Il est possible de disposer de l’historique complet des étapes du traitement du document.
Amélioration du partage d’information, gestion fine des droits des utilisateurs et collaboration
Grâce à un outil de GED, l’ensemble des ayant droits peuvent avoir accès à un document depuis où qu’ils se trouvent. Par exemple, dès lors que vos fournisseurs envoient leurs factures à l’adresse e-mail GED dédiée, vous n’avez plus besoin de disposer de votre traditionnelle imprimante faisant office de scan et de vos classeurs fédéraux. Vous pouvez ainsi consulter et traiter les documents qui vous sont assignés depuis chez vous et même en déplacement. L’accès est géré par les administrateurs qui peuvent donner ou non l’accès aux différents éléments, moyennant une gestion fine des droits des utilisateurs de la solution. Le suivi et la validation en mode collaboratif permettent également de fluidifier certains processus de travail collectifs.
CID ERP – un exemple du processus de gestion électronique des factures fournisseurs
Avec le module GED de CID ERP vous avez la possibilité d’optimiser la gestion de vos factures fournisseurs. La mise en place de ce module pleinement intégré au logiciel commence par la création d’une adresse e-mail GED dédiée qui doit être transmise à notre équipe. Nous nous occupons ensuite de faire le pont entre cette adresse e-mail et CID ERP. Une fois que cette connexion entre les systèmes est effective, CID ERP va toutes les cinq minutes aller vérifier dans la boîte e-mail si un document est arrivé sur l’adresse e-mail. Le cas échéant, il intègre ces documents, qui arrivent alors en état nouveau chez un responsable de distribution. Le responsable de distribution indique qui sont les validateurs de ces documents et vérifie la qualité des pré-saisies. Il peut prédéfinir des modèles de réparatition et des listes de validateurs pour se simplifier la tâche. La chaîne de validation définit dans quel ordre les validateurs vont recevoir le document. Les validateurs reçoivent un e-mail leur permettant de valider un document sans se connecter à CID ERP ou peuvent aller valider l'ensemble des factures qui leur sont adressées directement dans le logiciel. Lorsque le document est validé par l’ensemble des validateurs concernés, celui-ci repart chez le responsable de distribution qui dispose d’un bouton s’appelant « créer objet en comptabilité ».
Les fonctionnalités de la GED de CID ERP vont s’étendre dans le futur et permettront de gérer d'autres processus.
Nos clients et leurs expériences
De nombreuses entreprises et institutions de Suisse romande ont déjà intégré CID ERP. Le constat est unanime: optimisation et valorisation des processus, automatisation des tâches, gain de temps, amélioration de la qualité du travail et plus-value pour la clientèle.
