Traçabilité des stocks et de la production, une notion indispensable pour assurer la qualité

Avec le développement de chaînes d’approvisionnement, de transformation et de distribution toujours plus complexes et en raison d’une augmentation croissante de l’importance d’une gestion maîtrisée de la qualité, la notion de traçabilité est un indispensable de toute entreprise active dans la transformation ou la distribution de produits alimentaires, chimiques, cosmétiques ou encore médicaux.

Mais la traçabilité, c’est quoi exactement ?

Commencez par vous poser les questions suivantes : êtes-vous capable d’identifier l’ensemble des composants et des informations concernant un produit dont les substances/éléments ont en partie été fabriqués par vos fournisseurs, avant d’être assemblés par vos soins et qui se trouve chez l’un de vos clients ? Pouvez-vous retracer le chemin complet d’un de ces composants et affirmer avec certitude que LE composant X se trouve bien chez LE client Y ? La traçabilité n’est rien d’autre que la possibilité de répondre par l’affirmative à ces questions et par conséquent de suivre et d’identifier un produit tout au long des différents stades de son cycle de vie, en amont comme en aval.

Multiplicité de la traçabilité

Selon les secteurs industriels concernés, les besoins en traçabilité s’avèrent variés. La notion se retrouve ainsi chez certaines entreprises essentiellement dans le contrôle de la matière consommée (à l’image du respect des quantités pour une recette ou d’un rappel de produits en cas de problème sanitaire) alors que d’autres entités mettent l’accent sur la traçabilité des intervenants et des processus (à l’image de l’historisation des contrôles qualité). Il existe donc de nombreux éléments qui peuvent être retracés dans le but d’améliorer la qualité. Pourtant, nombreuses sont les entreprises qui appréhendent ces éléments de façon « anarchique » car la gestion de la traçabilité se révèle compliquée sans les bons outils à disposition.

Suivi en temps réel des informations de traçabilité dans un ERP

Gérer la traçabilité à l’aide de fichiers Excel relève une opération particulièrement complexe et les risques d’erreurs sont élevés. D’où l’importance de disposer d’un logiciel de gestion qui écrit, gère et suit les informations de traçabilité de façon pointilleuse. Grâce à cet outil, vous pourrez aisément répondre à de nombreuses interrogations. Quel composant a quel numéro de série et de quel lot fait-il partie ? Quel fournisseur l’a livré et quand ? Quel test qualité a-t-il subi et par qui celui-ci a-t-il été effectué ? Quels sont les attributs de ce numéro de série/lot (date de péremption, poids, composition chimique, etc.) ? Dans quels produits fabriqués ces composants se sont-ils retrouvés? Chez quel client le produit fabriqué à partir du dit-composant a-t-il été livré ? Et ainsi de suite…

Une gestion intégrée dans CID ERP

Le concept de traçabilité est disponible tout au long de la chaîne dans CID ERP. Il accompagne les opérations logistiques et de fabrication de manière intuitive tout en offrant une fonctionnalité puissante et complète.

• Réception de matière ou de composants - un bon de commande transmis au fournisseur génère un bon de réception logistique pour la marchandise. Une fois celle-ci réceptionnée, le logisticien peut « diviser » la quantité en numéros de série (chaque unité dispose ainsi de sa propre traçabilité) ou en lots (plusieurs unités disposent de la même traçabilité).

Les contrôles qualité, les informations d’attributs et toutes autres données importantes seront ainsi documentés dans chacun de ces lots.

Consommation de matière - si la matière première est une composante de la nomenclature d’un produit transformé ou fabriqué, CID ERP offre la possibilité à l’utilisateur de réserver les numéros de lot/série automatiquement selon les critères FIFO. Le système va automatiquement consommer les lots les plus anciens. Au besoin, l’utilisateur peut modifier lui-même les numéros de lot/série.

Articles fabriqués - à la fin du processus de fabrication, la même logique est appliquée. L’utilisateur peut diviser en un ou plusieurs numéros de lot/série les produits qui sortent de la chaîne de production. À ce niveau aussi, l’utilisateur peut documenter des informations, attributs et tests qualité sur les produits.

Livraison des articles fabriqués - un bon de commande confirmé par un client génère automatiquement un bon de livraison. Lorsque le système indique qu’il est disponible à la livraison, le logisticien peut diviser les positions à livrer en numéros de lot/série automatiquement selon FIFO ou en sélectionnant lui-même les numéros de lot/série disponibles en stock.

Traçabilité en amont et en aval

À la fin du processus de production et en consultant le numéro de lot/série d’un produit fini, l’utilisateur peut en un clic remonter la traçabilité. Il est ainsi capable de retrouver les différents composants du produit et leurs propres numéros de lot/série (jusqu’à un niveau infini de sous-nomenclatures). Grâce à cela, il est aisé de savoir quand et où ces derniers ont été approvisionnés et livrés et quels tests qualité ont été effectués. Ces informations sont essentielles puisqu’elles apportent une grande valeur en cas de problème de qualité sur le produit fini.

De manière similaire, la consultation d’un numéro de lot/série d’une matière première ou d’un composant peut directement afficher la traçabilité en aval. L’utilisateur peut savoir dans quels produits finis ce dernier a été consommé, chez qui les produits se trouvent et quand est-ce qu’ils ont été livrés.

Traçabilité au niveau logistique et système d’étiquetage

Un autre aspect de la traçabilité que CID ERP permet de gérer est le suivi des colis/palettes. Lors d’une livraison sortante, le logisticien peut générer des palettes (avec un numéro de traçabilité palette) qui contiennent des colis (avec leur propres numéros de traçabilité) qui eux-mêmes contiennent des articles numérotés en lot/série. Grâce à l’interface existante avec un système d’imprimante, des étiquettes peuvent être imprimées depuis le logiciel, contenant les informations de colis et de palettes.

Des données qui valent la peine d’être analysées

Vous l’avez compris, avec un bon logiciel, la traçabilité est assurée et les données extraites prêtes à être exploitées ! En ajoutant une couche de business intelligence, l’utilisateur peut rapidement réaliser des analyses concrètes et prendre les bonnes décisions: quels numéros de lot doivent être mis en quarantaine à la suite de problèmes de qualité rapportés sur des produits composés de ces matières ? Quels sont les lots de matière organique qui arrivent à péremption dans les prochains mois ? Quels sont les fournisseurs de matières avec le moins bon taux de réussite des tests qualité à la réception ?

Toutes les données liées à la traçabilité peuvent être interprétées grâce à des rapports et indicateurs intuitifs, visuels et personnalisables directement intégrés à CID ERP.

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