Témoignage
Le CFPS du Château de Seedorf, actif dans la formation professionnelle depuis 1974, permet à des jeunes qui ont des difficultés d’apprentissage et qui sont reconnus par l’AI de développer des compétences professionnelles variées. Cuisine, horticulture, blanchisserie, confection, intendance, exploitation du restaurant "Dans la Forêt Lointaine" à Vaulruz et des cafétérias de l’ECGF et du Collège de Gambach, les activités proposées à la huitantaine d’apprentis sont nombreuses. Aussi, celles-ci entraînent un travail de gestion conséquent. Pour aider à la gestion de ses activités, le Centre de formation a recours à CID depuis janvier 2017, conjointement à l’usage de Medhive, logiciel métier spécifique au domaine. Pierre Jungo, adjoint de direction et Laetitia Braillard, comptable, expliquent pourquoi ils ont choisi CID et les modules qu’ils utilisent au quotidien.
Nécessité d’un nouveau logiciel
« Medhive était déjà en place depuis quelques temps lorsqu’une problématique est apparue : notre logiciel pour la gestion de la comptabilité et des salaires est arrivé en fin de vie », indique Pierre Jungo. Et d’ajouter « j’avais pour ma part développé une base de données au fil du temps, mais, à l'heure actuelle, c'est impossible de développer une application de cette envergure tout seul et d'en assurer le suivi dans le temps. » L’idée du Centre de formation est alors de ne disposer plus que d’un seul logiciel afin d’éviter les doubles saisies qui existent. « Nous avons contacté plusieurs entreprises informatiques qui nous ont fait une proposition et présenté leur système. »
CID convainc la majorité
Après consultation, deux possibilités s’offrent au Centre : tout changer ou garder Medhive et intégrer une solution pour la compléter. C’est à l’unanimité que l’administration penche pour la seconde option. « Nous étions convaincus de Medhive pour ce qui est de la gestion des apprentis et du personnel et, après démonstration, nous étions également persuadés par CID en ce qui concerne les parties comptabilité et salaire. »
Une personne compétente pour la mise en place du système
La comptable présente au moment de la décision prendra la retraite dans les mois qui suivent et le Centre de formation anticipe le passage de témoin en engageant une personne pour mettre le système en place. Laetitia Braillard prend la relève au mois d’octobre 2016. « Dans les premiers mois de ma prise de fonction, je me suis essentiellement occupée des paramétrages dans CID et de sa synchronisation initiale avec Medhive », explique-t-elle. À la fin de la même année, ce qui se trouve sur Medhive figure également dans CID grâce à l’interface développée pour l’échange automatique des données.
Une utilisation fine des modules comptabilité et RH
En janvier 2017, le logiciel est mis en production et le Centre de formation débute l’utilisation des modules comptabilité et RH. Celle-ci entraîne rapidement un gain de temps pour le CFPS. « Dans CID, les factures sont émises directement par les différents secteurs. À la comptabilité, cela simplifie la première saisie qui se fait à l’atelier ainsi que la réconciliation avec le BVR et la banque. Avant, les factures se faisaient sur Word et la saisie de l’écriture comptable se faisait par la suite ainsi que celle du paiement une fois reçu. De même, les annonces de fin d’année aux assurances sociales sont émises en quelques clics grâce à la certification Swissdec du logiciel. Certains processus ont été automatisés et l’entier des parties comptabilité et RH est géré depuis le logiciel », décrit Laetitia Braillard.
D’autres modules développés selon les besoins
Fair IT participe également aux nouveaux défis du Centre de formation. « Depuis septembre 2019, nous sommes en charge de la gestion des cafétérias de l’ECGF et du Collège de Gambach. Pour aider à ce faire, Fair IT a développé une interface avec le logiciel de gestion des caisses enregistreuses Cashflow. Celle-ci nous permet de remonter le chiffre d’affaires et le mode d’encaissement directement dans la comptabilité », explique Pierre Jungo. Laetitia Braillard ajoute : « CID présente également un module de facturation interne qui est personnalisé. Nous produisons en cuisine de la marchandise qui est ensuite vendue dans les cafétérias. Cela implique un chiffre d’affaires pour la cuisine et un pour les cafétérias. Le logiciel est donc flexible et bien adapté à nos besoins actuels. Il saura également suivre l’évolution de nos activités. »
Nos clients et leurs expériences
De nombreuses entreprises et institutions de Suisse romande ont déjà intégré CID ERP. Le constat est unanime: optimisation et valorisation des processus, automatisation des tâches, gain de temps, amélioration de la qualité du travail et plus-value pour la clientèle.
