Fondation Clos Fleuri

La Fondation Clos Fleuri, située en Gruyère, accompagne dans leur projet de vie des personnes en situation de handicap, au travers de plusieurs secteurs d’activités. Elle propose ainsi aux 190 usagers des ateliers de production adaptée tels que : menuiserie, poterie, peinture, décoration, confiserie et boulangerie, tissage et sous-traitance. Des lieux de résidence et une école spécialisée viennent compléter l’offre et un restaurant, Ô Colombettes, leur donne la possibilité de travailler dans un milieu proche de l’économie libre. Pour aider à la gestion de son large panel d’activités, la fondation utilise CID ERP depuis janvier 2017. Son responsable administratif, Sébastien Conus, revient sur les raisons de ce choix ainsi que sur l’utilisation du logiciel au quotidien.

Evolution positive des processus

La collaboration de Clos Fleuri avec Fair IT débute en 2016, lorsque plusieurs institutions s’allient afin de trouver un logiciel qui réponde aux besoins spécifiques du milieu institutionnel. « Notre logiciel comptable Bilan GT arrivait en bout de course vu l’abandon du support de maintenance par son éditeur, et nous souhaitions trouver une solution de gestion intégrée pour compléter notre solution métier MedHive. L’idée était alors de trouver un logiciel qui permette de faire remonter correctement l’entier des informations et des données d’un système à l’autre, autant pour la facturation des prestations que pour le traitement des salaires », explique Sébastien Conus.

Après une présentation convaincante de l’outil de gestion par l’équipe de Fair IT, le processus s’accélère. En huit mois, le projet prend forme et l’utilisation effective débute en 2017. « CID ERP a dû s’adapter à nos spécificités, notamment en rapport aux terminologies employées dans le secteur et aux logiques propres de notre plan comptable. Nous avons également dû nous adapter à certaines façons de travailler sur le logiciel, ce qui était largement positif puisque, grâce à cela, nous avons pu faire évoluer nos processus dans le bon sens », souligne le responsable administratif.

Utilisation quotidienne des modules RH, comptable et vente

Aujourd’hui, les modules les plus utilisés dans les activités quotidiennes de la fondation sont ceux destinés à la gestion comptable, aux ressources humaines ainsi qu’à la vente d’articles fabriqués dans les ateliers pour les particuliers ou les entreprises. « Tout ce qui a trait à la vente des produits réalisés en atelier passe par CID. Nous n’avons en l’état pas de boutique physique mais sommes régulièrement contactés par téléphone, par mail, ou directement au guichet d’accueil », détaille-t-il. Et d’ajouter qu’une vaste gamme d’articles « standards » a été créée dans la base de données de CID alors qu’une autre partie de la production se constitue d’articles fabriqués au cas par cas, à l’image de cabanons de jardin ou de tables réalisées sur mesure. Ainsi, lorsque le client prend contact avec la fondation, un devis est réalisé dans le système en quelques clics, puis passé en bon de commande lorsque celui-ci l’accepte et enfin en facture, selon un processus bien établi. La gestion comptable s’effectue également aisément derrière, de façon intégrée.

Gestion d'un stock de 18'000 articles

Dans les semaines qui suivent, la fondation aura recours au module de gestion des stocks pour son service de location de vaisselles, qui se compose de plus de 100 références, soit environ 18'000 articles et ustensiles. « Jusqu’à présent, celui-ci était géré au moyen d’un fichier Excel et les erreurs n’étaient pas exclues. Désormais, les réservations s’effectueront dans CID. Lorsque la personne en charge de ce service recevra un appel pour une location, elle pourra rapidement vérifier que la quantité de matériel demandée par le client soit disponible à la date en question, même plusieurs mois à l’avance. Il lui suffira ensuite de bloquer la quantité requise, qui sortira du stock pour la période de location. Un bulletin de retour sera également automatiquement généré. Au retour de la vaisselle, le stock bloqué sera libéré. Et si une commande était passée alors que la totalité du matériel n’est pas disponible, le logiciel donnera l’alerte », indique-t-il.

Un soutien de Fair IT bienvenu

Sébastien Conus estime que l’utilisation du logiciel a permis à son équipe de gagner en énergie, en diminuant la saisie manuelle, ainsi qu’en attractivité des tâches et en efficacité. Et s’il faut retenir un point particulièrement positif de l’usage de CID ERP par la fondation ? Le soutien et la réactivité de l’équipe. « Fair IT fait preuve d’une disponibilité et d’un soutien très appréciable. Même dans les périodes où nous savons qu’il y a une forte demande comme en début et en fin d’année, il y a toujours quelqu’un pour apporter réponse à nos interrogations. Leur équipe a d’ailleurs des connaissances métiers solides, ce qui constituait pour nous la condition sine qua none à l’adoption d’un logiciel ERP. Nous ne souhaitions pas uniquement bénéficier de compétences en développement sans réflexion comptable ou légale derrière », explique-t-il. Dans un avenir proche, il se dit d’ailleurs très intéressé à étendre cette collaboration par un projet de Business Intelligence qui servira à déceler et à corriger rapidement certaines erreurs dans le traitement des salaires et de la facturation. Et pourquoi pas un projet de gestion électronique de documents? Affaire à suivre…