Omnisens SA

Née d’une start-up de l’EPFL dans les années 2000, voici 20 ans qu’Omnisens SA s’est spécialisée dans la fabrication et la vente d’instruments de mesure reliés à la fibre optique. Les dispositifs complexes qu’elle développe permettent de monitorer et de sécuriser des fermes éoliennes ainsi que des pipelines de gaz ou de pétrole sur les 5 continents. Certains appareils sont également utilisés dans le civil par des universités, notamment pour les glissements de terrain. Le niveau de précision nécessaire pour une gestion maîtrisée des activités de ses différents départements l’a menée à opter pour CID ERP. Son CFO, Olivier Thévoz, a pris le temps de nous expliquer cette collaboration enrichissante pour les deux parties ainsi que les différentes étapes du projet qui a permis à Fair IT de développer dans CID davantage de fonctions utiles au monde industriel.

Une intégration complète par étape

La collaboration entre Omnisens SA et Fair IT Sàrl débute en 2018, avec la mise en place d’un système de timesheet. «À cette période, l’idée de mettre en place un logiciel de gestion ERP avait déjà germé au sein de l’entreprise et c’est tout naturellement que nous nous sommes dans un premier temps attaqués à la partie timesheet. Il nous fallait un système clair pour améliorer le suivi et la gestion des heures par projet ainsi que la facturation car les moyens utilisés étaient alors quelque-peu archaïques», indique Olivier Thévoz. Satisfaits par cette implémentation initiale qui apporte un niveau de précision et de fiabilité supplémentaire, c’est en 2019 que démarre réellement le projet, lorsque l’entreprise morgienne décide de s’attaquer à d’autres problématiques. « Nous souhaitions centraliser l’information, réduire le nombre de logiciels et de tableurs et optimiser la gestion globale des différentes activités. Tout au long de l’année, différents modules ont été implémentés, étape par étape. Nous avons commencé par prendre en main les modules d’achats et stock. Il nous fallait en effet centraliser les achats pour mieux gérer l’approvisionnement en composants, le suivi des commandes ainsi que nos stocks. Sachant que les installations diffèrent selon le client, le service dont il a besoin pour monitorer l’infrastructure et les spécificités propres à chaque pays, il est important de commander les bonnes pièces, auprès des bons fournisseurs. C’est seulement par la suite que nous avons découvert les autres modules disponibles. Les modules comptable et RH ont donc été implémentés, suivis par le module de vente, avec notamment le CRM de CID puis la Business Intelligence. Nous gérons également notre service après-vente, dont les contrats de maintenance à l’aide du logiciel», détaille le CFO.

Traçabilité optimisée des différents appareils

La production des différents appareils d’Omnisens SA est réalisée intégralement en Suisse mais les composants n’y sont que de passage. En effet, l’approvisionnement se fait en partie à l’étranger puis, une fois l’installation produite, celle-ci s’en va chez les clients qui sont en majorité des sociétés européennes qui ont des infrastructures dans le monde entier. 99% des appareils d’Omnisens SA se trouvent par conséquent hors sol suisse. « De ce fait, l’aspect traçabilité est un élément central de nos activités », explique Olivier Thévoz. Et d’ajouter « Nous achetons des pièces auprès de nombreux fournisseurs et les assemblons pour produire nos appareils. Si un appareil rencontre un problème, nous disposons désormais d’un niveau de traçabilité qui va jusqu’à quelle installation dans le monde dispose de quelle pièce. Nous pouvons donc rapidement savoir si la pièce est sous garantie ou non ainsi qu’évaluer si la réparation peut se faire directement sur place par un ingénieur, si la pièce doit être changée ou s’il faut rapatrier l’appareil entier pour résoudre le problème. Grâce à cette façon de faire, il est par exemple possible de déterminer s’il y a un problème sur un lot ou une série de composants. Une partie software est également présente dans chacun de nos appareils et puisque tout est répertorié grâce au système de références et aux numéros de série, nous savons exactement quel client à quel type de serveur, quelle mise à jour doit être faite et quel logiciel deviendra obsolète à quel moment. Ceci est particulièrement utile puisque nous installons plus de 100 nouveaux appareils chaque année. Chaque installation étant destinée à une utilisation d’une dizaine d’années, il y en a donc de nombreuses en service que nous suivons de près. » 

L’équipe au cœur du projet

Il faut le dire, implémenter un logiciel est un travail d’équipe et l’implication de chacun est essentielle à la bonne mise en œuvre d’un projet de ce type. Omnisens SA n’y a pas fait exception. « Je me suis essentiellement occupé de chapeauter le projet et de coordonner les réunions mais c’est mes collègues, responsables des différents départements et chefs de projets, qui ont émis leurs souhaits, leurs besoins et expliquer à l’équipe de Fair IT le fonctionnement de leur département. Cette interaction régulière entre les deux parties était importante et nous sommes ravis que Fair IT ait rapidement compris nos attentes. Les discussions ouvertes nous ont également permis d’avoir une autre vision et d’améliorer certains de nos processus. Leur équipe est encore très présente actuellement, à travers leur support informatique et nos différents projets», indique le CFO.  

Une collaboration tournée vers l’avenir

Et si la collaboration entre les deux entités porte déjà ses fruits, de nouveaux projets ont vu le jour et sont actuellement en développement. À ce titre, la Business Intelligence sera encore davantage utilisée à l’avenir. « Depuis la fin 2019 et car nous avions sufisamment de données à disposition dans l’ERP, Fair IT a développé pour nous des tableaux de reporting avancés. Cela nous permet d’exploiter pleinement les informations, sans avoir à effectuer de grandes manipulations à l’interne. Nous souhaitons désormais développer d’autres indicateurs de suivi et de contrôle pertinents afin d’automatiser 100% de notre reporting et leur équipe s’attèle à ce faire. En parallèle, nous pourrons prochainement bénéficier d’une personnalisation plus pointue de l’affichage dans l’ERP qui sera très utile pour nous », explique-t-il. Et de conclure : « Fair IT est une entreprise de taille modeste mais ses compétences métiers, son ouverture au dialogue, sa proximité et sa compréhension rapide du monde industriel dans lequel notre entreprise évolue en fait une entité tout à fait adaptée à la gestion d’un projet informatique de cette taille. Il s’agit ici d’une vraie relation de collaboration entre les deux parties. À ce titre, nous sommes confiants en l’avenir et le développement de nos activités puisque CID est encore sous-utilisé par rapport à ses nombreuses fonctionnalités et au gain de temps qui pourra encore être réalisé à moyen terme.»