Fondation Les Buissonnets

Apporter de l’aide et du soutien aux personnes de tout âge en situation de handicap : voici en quelques mots la mission de la Fondation Les Buissonnets. Active dans le domaine depuis des décennies, elle se compose de 5 institutions qui vont du service éducatif itinérant destiné aux familles et aux plus petits à l’Homato qui accompagne la prise en charge journalière des personnes adultes en situation de handicap. Deux écoles spécialisées, le Home Ecole Romand et le Schulheim, ainsi qu’un centre de thérapie physio-ergo complètent l’offre de la Fondation. Les Services généraux assurent la gestion économique et logistique de l’organisation.

Vous l’aurez compris, la Fondation Les Buissonnets est un organe multiple et complexe. C’est donc avec la volonté d’améliorer la gestion salariale et comptable ainsi que la vision analytique qu'elle a eu recours à Fair IT et utilise CID ERP depuis janvier 2019. 

7 comptabilités et plus de 530 salaires variables de mois en mois

« Avant la mise en place de CID, chaque institution avait sa propre base de données. Il était particulièrement ardu d’essayer de les mettre en corrélation. Nos outils n’étaient plus adaptés et ne correspondaient plus à la grandeur de la Fondation. Nous gérons plus de 700 contrats actifs pour près de 300 EPT. Chaque mois, c’est un peu plus de 530 salaires qui sont versés et qui varient en fonction de nombreux paramètres. De plus, chaque institution dispose d’une comptabilité propre. Viennent encore s’y ajouter la comptabilité des services généraux et la consolidation de la Fondation. Nous avions besoin d’une base de données unique et commune à la Fondation avec la possibilité de ressortir analytiquement les coûts par structures. Il fallait aussi améliorer les outils de gestion, la comptabilité des immobilisations et le controlling financier », détaille son administrateur Jean-Pierre Corpataux. 

Une caisse de pension propre entraînant une adaptation du logiciel

La mise en place du projet initial dure environ un an pendant lequel l’administrateur et son équipe des SG s’attèlent à sa mise en place ainsi qu’aux nombreux paramétrages. Même si CID est déjà bien complet, un certain nombre de paramètres propres à la Fondation doivent être repensés. La Fondation dispose de sa propre caisse de pension. « Ce point a dû être complètement revu par rapport à notre organisation et à la gestion spécifique de notre caisse de pension. Nous avons diverses particularités dans notre réglementation de prévoyance que nous avons dû adapter dans CID », indique Jean-Pierre Corpataux, qui rencontre régulièrement l’équipe de Fair IT pour affiner l’outil en fonction des besoins de la Fondation.

Gain de temps et d’efficience rapidement observé

Début 2019, le logiciel est mis en production et l’équipe de la Fondation s’y familiarise. Plusieurs projets d’améliorations sont encore en cours d’élaboration. « Néanmoins, nous avons déjà clairement gagné en temps et en efficience car la gestion courante des salaires, de la comptabilité et de la facturation est facilitée », assure-t-il.

La Business Intelligence au cœur des institutions

L’outil auquel la Fondation a aussi recours actuellement, hormis les modules comptable et RH, est celui de la Business Intelligence. « Grâce à celui-ci, le suivi budgétaire et la vision analytique ont été grandement améliorés car avant nous n’avions pas les outils nécessaires », résume-t-il. 

Un plan analytique très détaillé

Auparavant, les SG géraient l’analytique et les immobilisations à l’aide de fichiers externes et reconstituaient le tout dans leur ancien logiciel. « Aujourd’hui, nous pouvons extraire toutes les informations directement de CID et les analyser pour chaque institution. Notre plan analytique est extrêmement développé. Il a été pensé et construit pour faire ressortir chaque secteur d’activité de nos institutions. Ceci nous facilite aussi grandement les démarches à entreprendre pour fournir les données chiffrées à l’Etat pour nos secteurs subventionnés », explique-t-il.

Des possibilités multiples et évolutives

« Les possibilités de CID et la qualité du logiciel sont telles qu’on ne se satisfait pas que de la base de l’outil. Les modules disponibles sont adaptables à nos diverses structures et à nos propres besoins. Plusieurs développements sont également en cours et pourront encore faciliter le travail des utilisateurs. L’équipe de Fair IT est toujours ouverte à mener des réflexions d’améliorations de CID et c’est très réjouissant. Les connaissances métier et comptables de Fair IT sont aussi un plus indéniable pour bien définir nos besoins et pour nous apporter un soutien très apprécié » conclut Jean-Pierre Corpataux.