Orava SA

Fondée en 2009, Orava SA est une entreprise spécialisée dans la gestion de la comptabilité et des ressources humaines des PME et indépendants. Elle œuvre comme une fiduciaire et place la proximité avec le client au centre de ses engagements, afin que ce dernier puisse se concentrer sur son cœur de métier. Pour remplir au mieux son rôle, l’entreprise vaudoise recherchait une solution de gestion complète et efficace. C’est ainsi qu’elle s’est tournée vers CID ERP, qu’elle utilise depuis avril 2020. Son chef de projet IT, Yannick Carreira, s’est chargé de l’implémentation du système et nous l’avons rencontré afin qu’il nous explique le déroulement du projet.

Vers une unification des systèmes

C’est par le bouche-à-oreille qu’Orava SA entend parler de CID ERP. Un rendez-vous est alors fixé, durant lequel le courant passe entre les deux firmes : la volonté de Fair IT de faire progresser constamment le logiciel convainc la petite assemblée, qui décide d’aller de l’avant avec ce projet. Yannick Carreira est désigné pour chapeauter l’implémentation, qui doit remplir certaines attentes. « Nos besoins étaient clairs. Comme nous travaillons au mandat, il nous fallait un système qui facilite la gestion des heures, le timbrage sur projet et la facturation y relative. Nous voulions nous défaire des entrées manuelles, des nombreux exports et du travail réalisé sur plusieurs logiciels en simultané. Il nous fallait un outil qui centralise les données, qui soit accessible depuis le web et qui permette de gérer notre portefeuille de clients. Fair IT a bien compris nos besoins et a pris le temps de les analyser dans les détails, afin de fournir des solutions adéquates », explique-t-il.

Des rencontres régulières durant le projet

Le projet se met rapidement en place et les rencontres se multiplient. « Durant l’implémentation, une séance hebdomadaire était fixée avec le chef de projet de Fair IT, afin de définir la méthode la plus adaptée pour répondre à nos besoins, puis de configurer, paramétrer, d’être formé et de pouvoir ainsi accompagner les collègues vers ce changement » indique-t-il. Quatre mois après le début du projet, les collaborateurs passent la comptabilité sur CID ERP. « Nous avons abandonné l’ancien système de gestion comptable afin de nous mettre à 100% sur CID. Pour éviter des migrations inutiles, seuls ont été migrés les projets sur lesquels du temps avait déjà été saisi. Le logiciel utilisé jusque-là reste néanmoins consultable si nécessaire. »

À besoin spécifique, développement spécifique

L’entreprise choisit de développer plusieurs fonctionnalités qui lui permettront de centraliser au maximum son travail. « Fair IT a développé un système de chronomètre qui permet de créer automatiquement une nouvelle ligne d’activités de temps. D’autre part, un développement a également été ajouté afin de faciliter la modification comptable de factures ayant préalablement suivi le processus de validation au complet. Ce développement nous a permis d’être plus souples au niveau de notre métier comptable », détaille-t-il.

Un bilan positif

Près d’un an et demi après la mise en production, le bilan que tire le chargé de projet IT est positif. « Il va sans dire que l’implémentation d’un système ERP nécessite un investissement en temps et que dans les débuts, il est toujours difficile pour les utilisateurs de passer d’un système connu à un autre, dans lequel tout reste à découvrir. En particulier, il a fallu reprendre la comptabilité réalisée entre janvier et avril 2020 sur l’ancien système et comprendre comment les soldes initiaux dans CID ERP devaient être réalisés. Après cet effort de départ, nous pouvons désormais quantifier le gain de temps que l’utilisation du système nous a permis de réaliser. Par le passé, près de deux semaines étaient nécessaires afin d’établir une facturation correcte contre une demi-journée avec CID ERP », déclare-t-il. Et d’ajouter « le logiciel est facile d’accès et particulièrement rapide. Grâce à celui-ci, chaque utilisateur sait où il se trouve dans ses différents processus. Le système ERP est souple tout en restant logique, ce qui permet d’éviter de commettre une erreur. À l’image du logiciel, l’emploi que nous en faisons a lui aussi évolué depuis la mise en production. Nous avons notamment découvert des fonctionnalités et appris à travailler de la manière la plus efficiente possible. »

Une collaboration sur le long terme

Aujourd’hui encore, les conseils avisés de Fair IT sont les bienvenus selon Yannick Carreira. « Fair IT mesure toujours la pertinence d’un développement demandé. Ainsi, à plusieurs reprises son équipe a eu tendance à nous freiner sur des modifications qui étaient compliquées et qui n’auraient pas apporté la valeur escomptée. Nous avons été challengés dans notre façon de faire. La connaissance fine du logiciel par l’équipe, le fait qu’elle se projette dans le métier et dans l’entreprise pour comprendre la façon dont le système ERP va pouvoir être exploité a été et demeure un réel atout », souligne-t-il.

Des projets d’avenir

Orava projette désormais d’intégrer CID ERP chez certains clients. « Nous avons plusieurs clients qui vont prochainement passer sur CID ERP, dans des domaines aussi variés que le chauffage sanitaire, le transport de personnes handicapées, l’horlogerie ou la santé. Il s’agit essentiellement d’entreprises qui ont besoin d’un système ERP qui centralise l’information et qui réponde à leurs spécificités en offrant la possibilité d’y interfacer des outils métiers. Du côté de son utilisation, Orava a aussi plusieurs projets qui doivent voir le jour. « Nous souhaitons développer la business intelligence afin de mieux analyser les timbrages enregistrés. En effet, le système de timesheeting est très précis mais nous rencontrons quelques difficultés à l’étudier dans les détails. Nous souhaitons développer une vue synthétique qui nous permette de mieux comprendre les besoins de nos clients. Enfin, nous aimerions pouvoir afficher des données liées à des budgets ou à des amortissements », énumère-t.il. Avant de conclure « la gestion électronique des documents (GED) qui est en train d’être développée par Fair IT constitue également une promesse importante. CID ERP est non seulement intégré et adapté aux PME, mais il est également orienté vers l’avenir. »