Police cantonale fribourgeoise

Depuis 2017, la Police cantonale fribourgeoise utilise le module de gestion des stocks et des achats de CID ainsi qu’un webshop interne spécialement développé par Fair IT. Celui-ci lui permet de gérer les stocks et les commandes afin de fournir leur matériel aux plus de 500 agents de la région. Paul Baumgartner, chef du secteur habillement, équipement et armement (HEA), explique comment la solution déployée à cet effet les aide dans leurs activités. 

Gestion d’un grand nombre de commandes

« Avant de travailler en collaboration avec Fair IT, chaque agent devait remplir une fois par an une liste Excel avec le matériel qu’il souhaitait commander », indique Paul Baumgartner. La pratique est alors complexe et fastidieuse. Il faut le dire, avec l’ensemble des articles disponibles et les nombreuses tailles à disposition, une erreur est vite commise. « Une fois les fichiers Excel retournés, nous devions ressortir tous les chiffres. C’était un énorme travail », ajoute-t-il. En 2016, consciente de cela, la Police cantonale décide d’opter pour une automatisation de ces tâches et prend contact avec Fair IT. Le projet nécessite une année avant d’être déployé. « Il a fallu mettre nos réflexions en commun pour optimiser cette gestion au maximum. Nous avons rencontré l’équipe de Fair IT à plusieurs reprises, afin de leur exposer nos besoins. Elle a également dispensé plusieurs formations pour que nous appréhendions le système », explique Paul Baumgartner. 

Fin des erreurs de manipulation 

Ce qui prend le plus de temps à la Police cantonale fribourgeoise au moment de ce passage au webshop interne est la saisie des numéros d’articles et des tailles de chaque agent dans le logiciel. « Nous souhaitions prévenir les erreurs de commande car cela représente des coûts importants. Aujourd’hui, chaque agent dispose des tailles des différents articles pré-enregistrées dans le système. L’agent ne peut pas choisir lui-même sa taille et doit faire appel à notre service en cas de changement. Cela permet d’éviter les erreurs de manipulation. En effet, si nous prenons toutes les tailles à disposition, 5308 articles existent. Il était donc impératif de réorganiser notre façon de faire », détaille le responsable de secteur.

Visibilité des articles selon la fonction de l’agent

Actuellement, la procédure est la suivante : le webshop s’ouvre aux agents en septembre, pour une durée de quatre semaines. Ceux-ci se loguent et sélectionnent les articles dont ils ont besoin, selon un système de points. Seuls les articles spécifiques à la fonction de celui qui commande sont affichés. « Un agent du groupe d’intervention ne porte pas les mêmes vêtements qu’un conducteur de chien. Grâce au logiciel, celui-ci n’a à disposition que les articles qui le concernent », précise Paul Baumgartner. Et d’ajouter qu’une des complexités réside dans le fait que ceux-ci peuvent effectuer une commande de plus ou moins 15% par rapport à leurs droits. Aussi, si un collaborateur commande davantage que ce qui lui est autorisé, le système lui l’indique et le reporte automatiquement sur la commande de l’année suivante. Il en va de même pour les commandes inférieures à ce qui lui est accordé. Une fois la période d’un mois terminée, le shop est fermé et l’équipe du secteur HEA lance la commande. « Cette procédure prenait énormément de temps auparavant. Aujourd’hui, elle a été largement réduite. » Une fois la commande reçue, l’agent doit simplement en confirmer la réception dans l’e-shop. Il arrive également que de petites commandes doivent être passées durant l’année par le service en charge, toujours au moyen du webshop.

Gestion facilitée de la traçabilité et de l’inventaire

Grâce au système, la traçabilité a également pu être optimisée. « Le logiciel informe automatiquement lorsqu’un produit arrive en fin de garantie, comme les gilets par balle par exemple. Nous savons quand ceux-ci doivent être remplacés. De même, chaque arme dispose d’un numéro de série automatiquement lié à la commande. Nous n’avons plus besoin de le saisir dans un fichier et disposons de plus d’un historique de toutes les commandes de chaque agent », souligne Paul Baumgartner. Et en ce qui concerne son stock respectif, le secteur dispose d’un lecteur de code-barres qui permet de procéder aisément à l’inventaire, qui est ainsi constamment actualisé. 

À chaque année ses nouveautés

Régulièrement, la Police cantonale fribourgeoise sollicite Fair IT afin d’ajouter des fonctions à son e-shop. En janvier 2020 par exemple, celle-ci a demandé une fonctionnalité pour imprimer des étiquettes par agent et par région. Les aspirants bénéficieront notamment de cette nouveauté et leur matériel sera ainsi nominatif. « Le programme développé par Fair IT est ouvert à des modifications et soutient nos spécificités. Nous pouvons par exemple très facilement y entrer des articles et en générer leurs variantes, ce qui représenterait de nombreuses saisies par Excel », reprend le responsable du secteur HEA avant de conclure qu’il est particulièrement satisfait par la solution qu’il trouve très compréhensible et efficace.