Ascenseurs Menétrey SA

L’entreprise Ascenseurs Menétrey SA, spécialisée dans la conception d’ascenseurs personnalisés et active en Suisse romande depuis 1924, utilise notre logiciel de gestion d’entreprise. Benoît Schmoutz, directeur adjoint, nous a reçu dans leurs locaux romontois et nous explique en quoi le logiciel est utile dans les tâches quotidiennes de la firme qui ne compte pas moins de 125 employés.

Une multiplicité de logiciels et de nombreuses ressaisies

« Quand j’ai débuté dans l’entreprise en 2013, celle-ci arrivait gentiment à ses limites en termes de gestion. Nous travaillions alors avec une multiplicité de logiciels et de tableurs tout au long de nos différents processus, il n’y avait pas de passerelle facilitée entre les outils, ce qui demandait un travail de ressaisie titanesque et parfois ponctué d’erreurs humaines lorsque nous souhaitions reconstruire des données. Remédier à cela a été l’un des premiers projets sur lequel j’ai travaillé », décrit Benoît Schmoutz.

Beaucoup de projets et une longue durée de vie des installations

C’est que les processus allant de la vente d’un ascenseur à sa maintenance tout au long de sa durée de vie sont très spécifiques. En effet, une partie des activités d’Ascenseurs Menétrey SA comprend la vente, la conception et la fabrication d’ascenseurs mais c’est également l’entretien des installations qui est important. « Il n’est pas rare qu’un ascenseur ait une durée de vie de 45 ans et en ce moment, nous comptons 4'700 ascenseurs sous contrat de maintenance et en avons déjà développés plus de 7'000 au total. Lorsqu’un projet est en cours, il y en a en moyenne 50 autres qui le sont également. Cela nécessite un travail de gestion très fin qui n’était plus possible avec les outils utilisés. Pour s’améliorer, analyser nos données, contrôler les coûts et surveiller l’évolution des prix de revient nous étions obligés de mettre en place un certain système », indique le directeur adjoint.

Une volonté de restructurer les informations autour de chaque installation

La même année, la firme monte un cahier des charges pour la mise en place d’un ERP et le fait parvenir à deux prestataires dont l’un est Fair IT. « Celui-ci a fait preuve d’une très bonne écoute et d’une compréhension rapide. L’équipe a présenté une simulation et a prouvé qu’elle avait su appréhender nos attentes. De plus, le logiciel semblait assez bien armé pour permettre de finement restructurer les informations autour de chaque installation, notamment au niveau du coût », explique-t-il.

Module SAV essentiel pour l’entreprise

Le projet est lancé et dure près d’une année. En janvier 2015, CID est mis en production pour l’entreprise. L’adaptation se fait de façon assez rapide. « Nous avons commencé avec les modules ventes, RH, comptabilité... et même si nous utilisons aujourd’hui la quasi-totalité des modules, celui pour la gestion des relations commerciales (SAV) a été particulièrement développé en fonction de nos exigences. » Rapidement, du temps est libéré par rapport aux anciennes pratiques. La période nécessaire jusqu’à l’envoi d’un devis est par exemple grandement réduite car il n’existe plus de problèmes de mise en forme ou d’affichage de texte. Il en va de même pour la plupart des activités de l’entreprise, qu’il s’agisse de saisie et de contrôle des timbrages, de versements des salaires, de gestion financière et bien d’autres. « CID nous donne également quotidiennement de nombreux indicateurs et outils de pilotage et ce, en partie grâce à la Business Intelligence que j’utilise depuis quelques mois. Nous souhaitions pouvoir mettre en relation de nombreuses données et nous en sommes désormais facilement capables » ajoute M. Schmoutz.

Application mobile : vers de nouveaux développements

Actuellement, Fair IT travaille en collaboration avec l’entreprise romontoise afin de développer une application mobile pour une gestion complémentaire de leurs activités. « L’outil est déjà utilisé pour la partie montage mais nous souhaitons pouvoir l’utiliser pour tout ce qui concerne la maintenance et le service après-vente. Nous pourrons ainsi améliorer de nombreux aspects de notre travail, qu’il en aille de l’optimisation de la maintenance et de la disponibilité machine pour les clients, de l’analyse des données ou du temps passé pour la partie administrative. Nous avons également d’autres projets qui s’inscriront dans le moyen terme. Avec ce genre de système, on devient parfois un peu perfectionniste. L’avantage est que celui-ci est souple et se colle à nos différents processus. Nous ne sommes ainsi jamais contraints par le logiciel. »